La mail, la amiamo e la odiamo: è fonte di grande sollievo per chi non ama attaccarsi al telefono ma anche di grandi tensioni per chi non si sente a proprio agio con la scrittura.
Niente paura: la mail usata per lavoro non serve per sfoggiare doti da romanziere, richiede un po’ di concentrazione, capacità di sintesi e conoscenza delle regole di base di uso dello strumento. Dopo un po’ di brainstorming tra di noi, con un po’ di colleghi e amici con lunga esperienza in fatto di email, siamo arrivati a un elenco di sette cose che vale la pena tenere a mente.
1 – Il tono e linguaggio: informali a tutti i costi?
È vero, la mail ci ha liberati tutti dal tono paludato delle comunicazioni cartacee.
Una certa informalità è quasi sempre consentita e bene accetta ma ci sono dei confini invalicabili: se l’emoticon sorridente aiuta ed è ormai davvero sdoganato, è meglio rinunciare ad abbreviazioni, slang da chat, modi di dire rilassati, punti esclamativi a profusione, puntini di sospensione alla fine di ogni frase o più volte all’interno della stessa frase, errori dovuti alla fretta e alla mancanza di rilettura.
Non solo, perché frasi, paragrafi o intere email in maiuscolo non vanno mai scritte né in forma privata né professionale: oltre a essere illeggibili, assumono automaticamente un tono detestabile (il maiuscolo vuol dire che si sta urlando!).
Molto importante è avere sempre chiaro a chi stai scrivendo, perché il contesto e il destinatario definiscono il tono corretto da usare: in caso di dubbi è meglio chiedere informazioni.
2 – Hai un indirizzo aziendale? Evita le email personali
Non sai mai dove potrebbero finire e quando potrebbero riemergere a creare scompiglio e figuracce. Evitale ed evita per primo il pettegolezzo. Non c’è molto altro da dire.
3 – Il subject della mail non è un optional
È la prima cosa che il destinatario vede e deve informarlo su quel che troverà nel corpo del messaggio: non è evitabile e anzi, va curato e deve andare dritto al punto.
Come prima, niente maiuscolo – è maleducato e non stabilisce un diritto di precedenza nella lettura – niente messaggi criptici, niente appelli di vario tipo come “chiamami” senza nemmeno una riga di spiegazione nel corpo della mail.
Infine, pensate a quante mail vengono scambiate con scritto “URGENTE!!!” in oggetto: qualcuno ci fa ancora caso? ;)
4 – Usare bene i messaggi in copia conoscenza (anche nascosta) e le risposte
A, CC, CCN, Inoltra, Rispondi a tutti: sono strumenti che sembrano innocui e invece possono scatenare litigi e arrabbiature folli. Il punto è sempre quello: imparare a usarli, capire quando è necessario mettere in copia e chi, a chi rispondere (tutte le persone in copia devono davvero leggere la tua risposta?), sono riflessioni di pochi istanti che aiutano a usare bene la mail.
5 – Usi la mail per tenere aggiornati i tuoi contatti? Pensa a una newsletter
La tua attività (negozio, lavoro creativo, lavoro da freelance, blog e molto altro), ha un seguito e hai pensato di tenere aggiornate le persone che te lo hanno chiesto via mail? Hai pensato benissimo: il marketing via email è molto utile ma va gestito in maniera professionale, anche se i destinatari sono pochi.
Mandare una mail dal solito Outlook non basta e può essere molto limitativo, per questo genere di attività bisogna usare una newsletter con tutti i vantaggi che ha uno strumento dedicato a questo tipo di comunicazioni: così facendo eviterai anche errori frequenti come l’inserimento degli indirizzi dei destinatari visibili a tutta la lista, con conseguenti arrabbiature giustificate (l’indirizzo email è un dato sensibile) . Per non parlare dell’effetto valanga che si genera quando uno o più dei destinatari decide di rispondere con tutti in copia.
6 – Gli allegati molto pesanti: avverti prima il destinatario
Ormai ci sono tanti metodi alternativi per spedirsi e condividere file di grandi dimensioni ma se decidi che quell’allegato deve proprio stare nella mail è meglio avvertire prima il destinatario, per evitare che si ritrovi la mailbox bloccata e che maturi un odio naturale (e giustificato) nei tuoi confronti.
7 – Le email che contengono brutte notizie: meglio la voce
È successo qualcosa di grave? Devi licenziare un dipendente o devi ragionare con lui su un suo errore o un comportamento non cristallino? Meglio alzare il telefono o trovare il modo di parlarsi di persona, specie se la persona che deve ricevere la mail lavora a pochi metri da te, nella stanza accanto alla tua.
Lo stesso vale per le disdette dell’ultimo minuto: non è detto che la persona abbia il tempo di leggere la mail, chiamare e scusarsi è una gentilezza che costa poco (no, l’SMS non vale).
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