Strumenti per lavorare meglio online: noi abbiamo scelto Slack, Asana, DropBox e Google Drive

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Lavorare vuol dire collaborare. Il team di lavoro di Ehiweb ha una struttura che negli anni è cresciuta, si è anche distribuita geograficamente e ha più che mai bisogno di comunicare in maniera veloce ed efficace: oltre alla voce, al telefono e all’email, anche noi scambiamo messaggi in tempo reale, condividiamo e ragioniamo insieme su proposte, idee, soluzioni e situazioni complesse da risolvere e ci affidiamo a strumenti che lo permettano.

Negli anni gli strumenti che abbiamo scelto sono cambiati, un po’ perché alcuni software non sono stati sviluppati nel tempo, un po’ perché all’orizzonte sono apparse soluzioni più convincenti e adatte a noi. Speriamo che questo post sia utile anche a te che stai leggendo, se fai parte di un team di lavoro, piccolo o grande che sia, e stai cercando informazioni su come farlo meglio attraverso la tecnologia.

Slack

Slack è una app, ma potremmo anche chiamarla piattaforma o archivio di informazioni che serve a far comunicare e collaborare meglio i gruppi di lavoro. Noi la usiamo tutti: vicini di scrivania o a chilometri di distanza. Si installa sul computer, sullo smartphone oppure si usa via web: si crea un team e si invitano i collaboratori a entrarci con un sistema di registrazione molto semplice.

Slack funziona a canali tematici e anche come sistema di messaggistica individuale, per parlare solo con un interlocutore. In pratica, somiglia molto a una chat con tanto di notifiche e i canali possono essere accessibili a tutto il team oppure no.

Noi usiamo le chat dirette tra persone ma anche i canali: per esempio, abbiamo canali che ci servono per comunicare con gruppi legati dallo stesso interesse come i commerciali, oppure per parlare con tutto il team. Usiamo anche canali per eventi speciali e provvisori: per esempio se stiamo facendo aggiornamenti su alcuni dei nostri server, oppure se ci sono situazioni particolari in corso che richiedono molta attenzione da parte di alcuni di noi e così via: in questo modo tutti gli interessati sanno come vanno le cose, e le chat permanenti sono meno affollate di messaggi. Quando gli eventi/crisi sono terminati, cestiniamo il canale e tutto il contenuto.

Insieme ai canali lavorativi ne abbiamo anche un paio dedicati allo scambio di news che ci riguardano e di notizie sul nostro settore professionale, e poi un canale #random per scambiarci tutto quello che fa parte della sfera “attorno al lavoro”: interessi personali, scambi di opinioni su cose extralavorative e tutto quello che si può immaginare, come se fosse una macchinetta del caffè sul web.

Slack si sta rivelando uno strumento perfetto per noi: la comunicazione è facile, lo scambio di file è veloce e intuitivo, l’integrazione con altri servizi come Google Drive è ottima, la possibilità di segnare (“pinnare”, proprio come mettere uno spillo per tenere fermo un foglio su una lavagna di sughero) degli argomenti importanti sui quali tornare o per tenerli presenti finché servono, ci torna utile più volte nel corso del tempo.

Raccomandiamo Slack a gruppi piccoli e grandi: in quest’ultimo caso consigliamo di tenere attivi solo i canali davvero utili e di “silenziare” gli altri per non ricevere troppe notifiche

Asana

Quando si parla di project management, Asana è uno dei nomi più citati insieme ad alcuni dei più noti come Trello, Basecamp e altri strumenti ben strutturati e utili per un team di lavoro. Asana ci soddisfa non solo perché funziona benissimo già nella sua versione gratuita ma anche perché centralizza tutto l’iter di un progetto e rende facile seguirlo dall’inizio alla fine. Costruire un progetto e assegnare a ciascun componente del team i suoi compiti (task) è facile e intuitivo anche per chi non conosce ancora bene la logica di funzionamento di questi prodotti.

Inizialmente, il nostro Gilberto ha testato Asana usandolo come agenda evoluta dove riportare appunti di natura varia legati sia a progetti interni a Ehiweb, sia ad alcune operazioni commerciali. Confermata l’ottima usabilità di Asana, abbiamo iniziato a usarlo per molti più progetti condivisi, assegnando task da gestire alle persone coinvolte che poi lo riassegnano una volta completato: ogni task può essere anche seguito dalle persone del team di lavoro come semplici follower, così tutti hanno sempre sotto controllo l’andamento di un progetto, grande o piccolo che sia.

Gli ultimi due step sono l’integrazione di Asana con il nostro sistema gestionale, per seguire ancora meglio a livello commerciale chi ci contatta e ci sceglie come provider, e da qualche tempo anche per i primi progetti che riguardano il team di sviluppatori.

DropBox e Google Drive

Anche noi ci affidiamo a due dei servizi migliori esistenti sul mercato: agili, accessibili ovunque e da chiunque con qualsiasi strumento, e solo da chi è davvero interessato da una certa azione, progetto o contenuto.

Google Drive è un servizio in cloud che mette a disposizione strumenti preziosi per il lavoro quotidiano come documenti di testo, fogli di calcolo e presentazioni, più altre app che si possono collegare al bisogno. Su Drive condividiamo tutti i documenti che vengono ritoccati periodicamente come standard, script, dispense e procedure che passano sempre al vaglio del nostro responsabile della comunicazione Luigi che dà l’approvazione finale.

Su Dropbox, il notissimo e utile repository di file in cloud, conserviamo per esempio i documenti di Drive che vengono convertiti in pdf e che servono ai nostri partner e clienti, come i contratti e la modulistica. Usiamo DropBox anche come destinazione finale di alcuni file interni che hanno finito il loro ciclo di lavorazione e sono pronti per l’uso: un esempio sono i file di grafica che vengono elaborati, poi condivisi su Slack durante la creazione e quindi caricati su DropBox una volta pronti per andare online, oppure le nostre foto che usiamo sui social.

Speriamo che i nostri suggerimenti possano tornarti utili e ti facciano venire voglia di sperimentare uno o più di uno dei nostri tool preferiti. Ci farà piacere se nei commenti vorrai condividere l’uso che ne fai anche tu!

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