Lavorare organizzati: 5 strumenti online utili e facili da usare

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La lista della spesa, il lavoro da concludere in giornata, una telefonata importante o una riunione online, magari condividendo lo schermo, concentrarsi qualche ora senza le notifiche dai social network: sono solo alcune delle attività giornaliere che tutti vogliamo portare avanti con efficacia e semplicità, e spesso tanti strumenti online promettono soluzioni ma finiscono per farci sentire ancora più in difficoltà.

La nostra lista di oggi è breve: cinque strumenti che possono fare la differenza, facili da usare e che quindi semplificano davvero vita e lavoro. Un altro criterio è che siano gratis o con una versione di prova utile, e lascino liberi di decidere se passare a un piano più completo a pagamento.

Freedom

La concentrazione è condizione necessaria per portare avanti un lavoro, leggere un documento importante o scrivere una email delicata, solo per fare alcuni esempi. Lavorare online invece significa quasi sempre essere interrotti da email in arrivo, notifiche dai social network o siti web: Freedom provvede a silenziare le “Distraction” scelte e inserite in una lista, o tutti i siti web su tutti i device registrati. Una volta impostato per quanto tempo isolarsi dalle notifiche basta far partire il timer e lavorare fino al termine della sessione.

Sconfiggere la tentazione di controllare le notifiche non è semplice e Freedom si può usare gratis 7 volte per capire se è davvero utile: se il giudizio è positivo, la versione a pagamento sblocca tutte le funzioni tra cui la programmazione dei momenti di “silenzio” durante i quali Freedom si attiva automaticamente.

I piani a pagamento di Freedom partono da 6,99 dollari al mese e comprendono un interessante piano annuale a 29 dollari.

Todoist

Liste: della spesa, di nozze, delle cose da fare, dei libri da leggere, di tutto quello che è importante per te, lavoro compreso. Todoist è uno degli strumenti più diffusi e utili anche perché è facile da usare, disponibile e sincronizzabile su più device e sistemi operativi, e se serve diventa anche uno strumento collaborativo con tanto di notifiche, scadenze e promemoria e si adatta a progetti complessi con la divisione in sotto-progetti.

Insomma, puoi contare sulla interfaccia pulita e la semplicità di uso di Todoist che è gratis e anche in italiano, per chi lo preferisce: puoi gestire fino a 80 progetti e condividerli con massimo 5 persone per progetto. Per sbloccare tutte le funzioni c’è la versione premium che costa 31,99 Euro e permette di gestire fino a 200 progetti attivi e condividerli con 25 persone per progetto.

Airtable

Airtable è un database tutto votato all’organizzazione, letteralmente di qualsiasi cosa: flessibile e potente, ti permette di farne davvero l’uso che preferisci. Il segreto di Airtable è la possibilità di aggiungere qualsiasi tipo di contenuto all’interno delle sue celle: checkbox per segnare gli step completati, descrizioni e note, immagini e documenti che puoi incasellare trascinandoli dove opportuno.

Se stai collaborando con altre persone, puoi assegnare a ognuno la parte di lavoro che gli compete e poi visualizzare la tua programmazione raggruppandola come preferisci, per esempio come galleria di immagini o come calendario. In più, se hai un sito web puoi inserire il tuo foglio di lavoro online e anche creare questionari da condividere con i partecipanti: ci pensa Airtable a inserire le loro risposte nelle celle giuste.

Molto più di un contenitore di liste, è un vero strumento per organizzarsi in solitudine o collaborare con un team: se non sai come iniziare, Airtable ha tanti modelli dai quali partire, suddivisi per categorie, dall’organizzazione di un evento al catalogo di prodotti fino al marketing e project management.

Se decidi di usare AirTable e pensi che sia lo strumento che fa per te puoi anche integrarlo con tante applicazioni e siti web diversi e utili come Gmail, DropBox, Google Drive, Slack e anche con i tuoi account social: la lista di integrazioni ha ben 450 voci. La versione gratuita è già molto ricca e completa e vale la pena provarla. Per progetti ed esigenze più complesse i piani a pagamento partono da 10 dollari al mese.

Appear.in per le videochiamate

Belle le videoconferenze, un po’ meno quando c’è da scaricare, installare e configurare un software. Ecco quindi Appear.in, ottimo se stai cercando un modo semplice e veloce per fare una chiamata via Internet con tanto di collegamento video e anche se hai bisogno di qualche funzione in più come la condivisione dello schermo o devi personalizzare la tua chiamata con logo e sfondo. Appear.in salvaguarda anche la privacy perché permette di “lucchettare” una conversazione.

Il fascino di Appear.in sta proprio nella semplicità: basta creare un link e condividerlo con i partecipanti – fino a quattro nella versione gratuita – per iniziare una chiamata da browser, anche dal telefono. Non c’è nulla da scaricare e non è necessario registrarsi e questo permette di iniziare una conversazione anche con pochissimo preavviso. Al momento manca la possibilità di registrare una chiamata ma le domande frequenti del sito la danno in arrivo.

La versione Pro di Appear.in costa 9,99 dollari al mese ed estende il numero di partecipanti a 12 e le “stanze” da creare e conservare da una a dieci.

Slack

Già protagonista di uno dei nostri post, lo confermiamo (e lo consigliamo) tra gli strumenti che ci hanno convinto e continuiamo a usare anche noi. Slack fa per te se fai parte di un team di lavoro, sia che questo lavori sotto lo stesso tetto o sia distribuito geograficamente. Nato con la missione di “cambiare il modo di comunicare” delle aziende, riunisce le comunicazioni che in tanti ambienti di lavoro sono sparse tra email e sistemi di messaggistica diversi: Slack infatti riunisce al suo interno chat, condivisione di documenti, telefonate e la possibilità di dividere le persone per assegnarle a canali specifici dei quali possono seguire le conversazioni.

Se fai parte di più gruppi di lavoro puoi aggiungerli tutti al tuo Slack e passare da uno all’altro con un click. Slack archivia le conversazioni e permette di rintracciarle con una semplice ricerca: questa funzione è limitata agli ultimi diecimila messaggi nel piano gratuito che comprende anche 10 integrazioni fra le tante possibili e le videochiamate singole. I piani a pagamento partono da 6,25 Euro al mese per ogni persona che entra a fare parte del team.

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