Come inviare un messaggio programmato e con quali strumenti

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Comunicare con i messaggi è una delle nostre attività preferite: usiamo molte app diverse, soprattutto WhatsApp, il Messenger di Facebook e Telegram, e ci scambiamo messaggi privati anche con social come Instagram, per dire qualcosa a chi ha pubblicato una Storia: e tra tutti questi messaggi più o meno sincroni, esistono e resistono ancora gli SMS che quasi tutti abbiamo compresi nei nostri piani telefonici.

Perché i messaggi continuano a piacerci, soprattutto in modalità uno a uno? Anche se amiamo i social e le conversazioni di gruppo, continuiamo ad apprezzare l’intimità dei messaggi che arrivano solo a noi, che parlano a noi: aggiungendo la comodità di questa forma di comunicazione, gestita soprattutto via smartphone, è facile capire perché anche tante attività professionali hanno iniziato a comunicare proprio con i messaggini, per l’immediatezza e la facilità d’uso degli strumenti stessi, affiancando questa modalità a strumenti come le newsletter.

Nelle comunicazioni private e in quelle professionali, una delle caratteristiche più ricercate è la possibilità di programmare gli SMS. Abbiamo bisogno di ricordarci di mandare un SMS a un amico, che sia per confermargli un appuntamento per cena o per fargli gli auguri di compleanno? Forse no, forse ci basta una agenda cartacea o un calendario sul telefono, ma abbiamo comunque bisogno di qualcosa che ricordi al posto nostro cosa dobbiamo fare e comunicare.

A maggior ragione, quando le comunicazioni si spostano sul piano professionale, tenere traccia di tutte le comunicazioni da far partire verso tutte le persone che hanno a che fare con noi può diventare molto difficile, o impossibile: conferme di appuntamenti o di acquisti, messaggi per ricordare alle persone cosa fare, offerte speciali, auguri di compleanno, anniversario o altra data significativa. Come ricordare tutto?

Programmare i messaggi usando lo smartphone

Prima ancora di vedere la possibilità di programmare i messaggi con le app di messaggistica, parliamo degli SMS tradizionali. Se Android dà la possibilità di programmare un messaggio alla volta, i dispositivi con iOS non regalano questa possibilità e l’unica soluzione è affidarsi ad applicazioni esterne: in questo post non parleremo di applicazioni che richiedono i permessi di root o il jailbreak per iPhone, e ci fermeremo alle app installabili regolarmente dai rispettivi store.

Un esempio di app piuttosto conosciuta per Android è SMS Scheduler, che permette di programmare SMS verso destinatari singoli o multipli e anche messaggi ricorrenti come gli auguri di compleanno. In genere, programmare gli SMS è un’operazione abbastanza facile:

  1. prepara il testo del messaggio
  2. scegli il destinatario o i destinatari: le app migliori sono quelle che ti permettono di accedere direttamente alla rubrica senza dover ricordare o appuntare i numeri di telefono altrove
  3. programma l’SMS: giorno, mese, anno e orario di invio

Come per tutte le app di questo tipo, è necessario avere il telefono sempre disponibile e a portata di mano: se il telefono non ha ricezione l’SMS verrà spedito solo quando ci sarà campo. Altre app come ad esempio SKEdit non inviano i messaggi se il telefono è bloccato e protetto da password o pin, con le relative questioni di sicurezza e la necessità virtuale di tenere il telefono sempre sbloccato.

Altri vincoli ai quali fare attenzione sono:

  • i limiti per i messaggi di gruppo, che possono dipendere dall’operatore telefonico
  • i messaggi di notifica di invio degli SMS che possono essere addebitati dall’operatore
  • il numero di telefono del mittente: se l’app di invio usa server proprietari, il numero del mittente non sarà il tuo, con tutte le difficoltà annesse, dal ricooscimento del mittente all’impossibilità di inviare una risposta

Come inviare un messaggio programmato su WhatsApp

Prendiamo in considerazione la piattaforma più diffusa che ha anche una versione business ma, in entrambi i casi, non prevede una funzione di programmazione dei messaggi che invece molti troverebbero utile, sia per ragioni personali che professionali.

Ricordiamo che anche WhatsApp e le app per la programmazione dei messaggi implicano l’uso diretto del telefono e di una connessione a Internet attiva.

Tra le applicazioni che offrono la possibilità di programmare i messaggi abbiamo scelto SKEdit, pur con le limitazioni già elencate prima: in particolare, SKEdit non spedisce i messaggi se lo schermo è bloccato e le recensioni dell’app evidenziano un consumo importante di batteria. Teniamo comunque in considerazione l’app perché la programmazione è simile per qualsiasi altra app e perché SKEdit offre sia l’invio programmato diretto, sia la notifica/reminder di invio che permette di rileggere ed eventualmente modificare il messaggio prima di inviarlo manualmente, mentre l’invio diretto non dà alcuna possibilità di modificare il messaggio.

Per inviare un messaggio programmato con SKEDit:

  1. selezionare WhatsApp dall’elenco dei servizi disponibili (telefonata, SMS, Email, Facebook, WhatsApp)
  2. aggiungere uno o più destinatari
  3. comporre il messaggio
  4. impostare la data e l’ora e se inviare il messaggio una sola volta o più volte
  5. scegliere l’invio diretto o il reminder

Come inviare un messaggio programmato con una piattaforma online di invio di SMS

Per uso personale ma soprattutto per l’uso professionale: le piattaforme di gestione degli SMS nascono e rispondono con efficacia a chi ha necessità di usare gli SMS in modo professionale e sa che usare il telefono, in particolare quando il lavoro cresce e crescono i clienti, diventa impossibile.

Prima di capire come programmare un SMS o più SMS, vediamo i vantaggi pincipali delle piattaforme:

  • Sono strumenti online sempre accessibili da telefono, computer o tablet: nessuna app da installare, nessuna manutenzione o aggiornamento da fare in prima persona e accessibilità totale se il telefono o il dispositivo consueto non è disponibile, basta ricordare i dati di accesso (username e password)
  • Permettono di separare le comunicazioni personali da quelle lavorative: le prime continuano a essere gestite dal telefono, quelle professionali dalla piattaforma. Ovviamente, volendo, anche i contatti personali possono essere gestiti da una piattaforma di invio di SMS, tenendoli separati da quelli professionali
  • I costi degli SMS sono molto inferiori rispetto a quelli degli operatori telefonici
  • Ogni invio di SMS, a segmenti della rubrica o a tutta la rubrica, è accompagnato da un report di invio con le informazioni utili per sapere quando i messaggi vengono inviati e ricevuti dai destinatari

Perché programmare uno o più SMS con una piattaforma di invio

La risposta più semplice e unversalmente valida è: per evitare di dover essere sempre presenti e attivi per qualsiasi invio: invece di essere al computer per creare e inviare uno o più SMS, basta impostare la data e affidarsi alla piattaforma che gestirà tutti gli invii.

Usi tipici della programmazione degli SMS sono:

  • Comunicare l’inizio dei saldi o qualsiasi altra occasione importante: tutte le attività commerciali possono programmare gli SMS o serie di SMS che anticipano la data di inizio, ricordano l’avvio dei saldi il giorno stesso e infine avvertono quando i saldi stanno per terminare
  • Gestione degli appuntamenti: il cliente di una attività riceve un SMS che gli ricorda l’appuntamento successivo e, nel caso, può ricordare di disdirlo o modificarlo. In questo modo, anche il fornitore ha maggiore controllo sugli appuntamenti e può evitare i tempi morti causati da disdette improvvise o dimenticanze con più efficacia
  • Memorizzare e gestire tutti gli eventi che meritano un SMS, per non dimenticarne nemmeno uno: il giorno del compleanno, l’anniversario, una scadenza precisa, tutte occasioni difficili da gestire altrimenti e in tempo reale ma importantissime per un’attività che vuole seguire scrupolosamente il suo marketing e la soddisfazione dei suoi clienti

Come si programma un SMS con una piattaforma di invio online

L’azione preliminare è sempre il caricamento della lista dei contatti all’interno della piattaforma: basta avere un file compilato e importarlo tutto in una volta, senza dover copiare ogni contatto manualmente:

  1. preparare il testo dell’SMS: a seconda della piattaforma, è possibile inviare SMS di testo ma unire anche immagini, link ed elementi multimediali
  2. scegliere i destinatari dell’SMS
  3. programmare data e ora di invio e confermare la programmazione

Automazioni: per chi vuole un invio di SMS ancora più raffinato

Programmare un SMS vuol dire decidere una data e un’ora di partenza, ma non solo. Il concetto di “programmazione” può andare oltre e comprendere tutta la parte che chiamiamo di “automazione” o invio automatico di un SMS, non più in base a una data ma in base a una azione o a un’azione mancata: per riuscirci è necessario avere alcune competenze di programmazione (o affidare la gestione a un programmatore) per integrare una piattaforma di SMS per esempio con il proprio e-commerce o sistema di email marketing.

Alcuni esempi di automazione sono:

  • invio di un SMS che ricorda che la procedure di acquisto su un e-commerce è iniziata ma non giunta a termine, il classico “carrello abbandonato”, per invitare e incentivare il completamento dell’acquisto
  • invo di un SMS se una email/newsletter non è stata aperta: l’SMS in questo caso agisce su un altro canale (il messaggio sullo smartphone invece della casella email) e aumenta la percentuale possibile di apertura e lettura dello stesso messaggio
  • invio di uno o più SMS corrispondenti al completamento di pratiche online in step diversi: l’SMS viene inviato ogni volta che uno step è completato e il cliente può seguire lo stato di avanzamento dei lavori o per esempio di una spedizione

Il grande vantaggio delle automazioni è affidare il controllo degli SMS a un sistema automatico che controlla se un’azione è avvenuta o meno e decide di conseguenza. In tutti questi casi, chi gestisce l’attività deve valutare quando usare le automazioni e preparare il testo di ogni SMS previsto: una volta impostate, sarà la piatta forma a gestirle ogni volta che saranno necessarie.

 

La fotografia di questo post è presa da Unsplash ed è di Delano Balten

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