Smart working: che cos’è e come funziona

Smart working oppure telelavoro, cioè lavoro da casa? Anche se durante l’emergenza Coronavirus ci siamo rapidamente abituati a indicare il lavoro trasferito dall’ufficio a casa come “smart working”, in realtà lavorare smart ha una definizione molto più ampia.

Infatti, parliamo di smart working o di lavoro agile quando cambia l’organizzazione del lavoro in modo esteso, non solo il luogo dal quale lavoriamo abitualmente: ogni azienda costruisce il suo modello di lavoro agile dopo aver rilevato e analizzato le sue esigenze e quelle delle persone che lavorano; dopo aver individuato chi può formare tra i lavoratori per iniziare a sperimentarlo, procede a verificarlo, modificarlo se necessario e quindi estenderlo a chiunque possa rientrarvi. Telelavoro o remote working, quindi, fanno parte dello smart working e ne costituiscono un sottoinsieme.

Il passaggio allo smart working fa parte delle attività di change management, cioè di introduzione di un cambiamento o di una innovazione nell’organizzazione aziendale che in questo caso punta a migliorare la produttività mentre dà fiducia e più autonomia organizzativa al lavoratore, migliorandone la qualità di vita e preservando il senso di appartenenza e condivisione dei valori e degli obiettivi dell’azienda.

Il principio dello smart working è anche formalizzato dalla legge 22 maggio 2017, numero 81, “Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato” che nel Capo II (dal capito 18 al 24) lo definisce proprio “lavoro agile”:

allo scopo di incrementare la competitività e agevolare la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro, promuovono il lavoro agile quale modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa. La prestazione lavorativa viene eseguita, in parte all’interno di locali aziendali e in parte all’esterno senza una postazione fissa, entro i soli limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva.

Nei giorni dell’emergenza Coronavirus, il Governo ha inserito la possibilità di lavorare a distanza tra le misure per contrastare la diffusione del virus (Decreto del 23 febbraio 2020, numero 6) anche in deroga alla legge del 2017 che indica la necessità di concordare lo smart working con i lavoratori.

Esempi di attività che rientrano nello smart working

In concreto, quindi, cosa può rientrare nella definizione di smart working? Alcuni esempi:

• riprogettare gli spazi per agevolare il lavoro, favorire la collaborazione e quindi migliorare la produttività. Un esempio è il luogo di lavoro senza postazione fissa: al posto dell’ufficio con i posti assegnati, i lavoratori possono organizzarsi e distribuirsi nel modo per loro più congeniale
• la settimana lavorativa può prevedere uno o più giorni nei quali il lavoratore svolge il lavoro da remoto, da casa o da un altro ambiente, per esempio un coworking o altri luoghi, anche messi a disposizione dell’azienda e dislocati sul territorio
• migliorare la qualità del lavoro con l’introduzione delle tecnologie necessarie, tra le quali quelle che permettono di lavorare e collaborare da remoto.

Risultati dello Smart Working

In Italia, l’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano si occupa proprio di monitorare l’adozione e il successo delle iniziative dedicate allo smart working. L’ultima ricerca risale a fine 2019 e rivela alcuni dati interessanti:

• tra il 2018 e il 2019, i lavoratori smart sono cresciuti del 20 per cento e oggi sono 570mila
• il grado di soddisfazione misurato è positivo: il 76 per cento dei lavoratori si dichiara soddisfatto, uno su tre conferma di sentirsi coinvolto e condivide valori e obiettivi aziendali.

Per quello che riguarda le imprese, invece:

• il 58 per cento delle grandi aziende ha avviato iniziative di smart working, una parte è uscita dalla fase sperimentale e ha allargato il numero di dipendenti coinvolti
• il 12 per cento delle PMI ha progettato soluzioni di smart working, anche se l’Osservatorio fa notare una crescita di aziende non interessate a prenderlo in considerazione
• la Pubblica Amministrazione ha raddoppiato le iniziative di smart working, passando dal 6 per cento del 2018 al 16 per cento del 2019, per quanto il numero di lavoratori coinvolti per azienda sia mediamente contenuto (12 per cento).

I benefici riscontrati dai lavoratori sono un migliore equilibrio tra vita personale e lavorativa e la crescita della motivazione.

Lo studio esplora anche le criticità rilevate sia da parte delle figure manageriali delle aziende, che mettono in luce la difficoltà di gestire le urgenze e di pianificare le attività, mentre i lavoratori sottolineano il senso di isolamento, la presenza di più elementi di distrazione e infine i problemi legati alla tecnologia, in particolare la difficoltà di comunicare e di collaborare da remoto e la presenza di barriere tecnologiche che ostacolano la piena realizzazione del lavoro smart.

Smart working e tecnologie abilitanti: cosa serve per iniziare a lavorare smart

Come abbiamo visto, tra le attività che un’azienda deve iniziare quando progetta lo smart working c’è anche l’inventario e poi l’eventuale adozione delle tecnologie che permettano al lavoratore non solo di lavorare da remoto “come se fosse in ufficio” ma anche di migliorare la qualità del lavoro attraverso nuove modalità, sempre in ottica di maggiore produttività, coinvolgimento e soddisfazione delle persone da coinvolgere.

A monte della scelta di tutte le tecnologie necessarie, quindi, ogni azienda deve valutare in profondità la capacità di ogni singola soluzione di migliorare il lavoro favorendo la collaborazione, anche da remoto, e sempre in condizioni di sicurezza dei dati e delle informazioni scambiate giorno dopo giorno.

Facciamo qualche esempio.

Hardware: computer, telefono, tablet aziendale

Il tema sicurezza è vasto e una parte riguarda l’hardware che il lavoratore usa ogni giorno e che generalmente dovrebbe essere fornito dall’azienda, opportunamente configurato per l’accesso sicuro ai dati aziendali ma anche per tutelare il lavoratore stesso, che non deve subire controlli lesivi della sua privacy, in particolare se il device che usa è anche destinato all’uso privato.

VPN

Le reti virtuali private (Virtual Private Network) permettono il collegamento remoto alla rete aziendale per lavorare come se si fosse in ufficio. La configurazione di una VPN è a carico dell’ufficio IT che installa e configura il software da avviare ogni volta che è necessario accedere alla rete aziendale.

La velocità del collegamento in VPN dipende dalla linea casalinga (o del luogo dal quale avviene il collegamento) e da quella aziendale: può succedere che il traffico di dati incida sulle performance della linea, a seconda della velocità e della qualità della stessa.

Sistemi di autenticazione

Torna l’autenticazione a due fattori anche nello smart working, importante per garantire accessi sicuri alle reti aziendali.

I due fattori corrispondono a due livelli di sicurezza e sicuramente anche nella vita privata ne usi almeno qualcuno, per esempio, quando fai un bonifico dal tuo home banking o usi la carta di credito per pagare un acquisto online e devi confermare il pagamento con un codice dispositivo generato sul momento da un token fisico o virtuale che genera codici, oppure con un SMS.

Intranet aziendale

La comunicazione interna di un’azienda, specie se molto strutturata, acquista ancora più importanza quando entra in gioco lo smart working: in questo senso, la Intranet aziendale – lo spazio online condiviso e accessibile solo dai dipendenti – diventa uno strumento fondamentale, un vero luogo di lavoro virtuale utile per comunicare, collaborare e coltivare la partecipazione e il coinvolgimento delle persone.

Progettare e realizzare una Intranet è un lavoro importante che deve tenere conto di tanti aspetti diversi: livello degli accessi ai documenti condivisi, quantità e scelta del materiale da condividere e sul quale lavorare, fino alla creazione di spazi per conversare – i forum, per esempio – e per la formazione via e-learning, quando possibile.

Email, calendario, documenti

Posta, calendario e rubrica sono solo alcuni degli elementi di base per far funzionare la collaborazione anche a distanza: la possibilità di condividere questi strumenti è fondamentale per evitare l’accumulo di informazioni ripetute e non necessarie, con l’obiettivo di lavorare meglio e più velocemente.

Facciamo un esempio con Google Drive, perché disponibile sia per l’uso privato sia come G Suite, la soluzione business a pagamento: ogni cartella e singolo documento, foglio di lavoro, slide e altro strumento può essere privato o aperto all’uso da parte di altre persone tramite gli strumenti di condivisione, e la stessa condivisione può essere configurata come semplice accesso in lettura fino alla modifica del file.

I documenti di Google (il corrispondente di Word nel mondo Office), per esempio, possono essere letti, commentati e, volendo, modificati da più persone, per evitare la confusione che può generare lo scambio continuo di nuovi file aggiornati.

L’evoluzione di email e telefono: gli strumenti collaborativi

Quando scriversi e telefonarsi non basta più, può essere l’occasione per guardare a sistemi di comunicazione e collaborazione online ibridi, che raggruppano almeno queste funzioni fondamentali e le arricchiscono con tanti altri strumenti.

L’esempio che abbiamo citato più volte su questo blog e che usiamo anche noi è Slack, sistema organizzato per comunicare che permette di chattare e chiamarsi sia in modalità uno a uno che di gruppo. Ogni team può essere ulteriormente diviso in canali o gruppi dedicati, e una persona può fare parte di uno o più canali.

L’idea di Slack non manca di detrattori che denunciano la distrazione causata dalle conversazioni continue, anche se Slack fornisce i mezzi per silenziarle. Come sempre, l’opportunità di adottare una soluzione simile va ponderata e giudicata anche sulla base del numero di persone che la useranno e da come ci si aspetta che lo facciano.

Videoconferenze

Webinar, riunioni da registrare, videochiamate tra colleghi sparsi in sedi diverse e corsi di formazione a distanza: al di là della possibilità di vedersi, le piattaforme dedicate offrono strumenti per collaborare come la possibilità di presentare qualsiasi documento condividendo il proprio schermo e di registrare le conversazioni e i webinar perché restino disponibili a tutti.

Alcuni nomi tra i più importanti sono i notissimi Skype (con la sua versione for Business), Zoom, GoToMeeting e Meet all’interno di Google Suite: trovi le descrizioni di una selezione di strumenti per le videoconferenze nel post che abbiamo dedicato all’uso di queste piattaforme per videochiamate private, particolarmente utili in tempi di crisi come quella creata dall’emergenza Coronavirus anche per organizzare le lezioni scolastiche.

Strumenti per il project management

Gestire le attività di gruppo è fondamentale per qualsiasi tipo di organizzazione aziendale fino alle attività con pochissimi dipendenti e collaboratori, in particolar modo se distanti.

Gli strumenti di project management non sono una novità e l’arco delle soluzioni va dalle più raffinate (e costose) fino a strumenti che prevedono piani gratuiti e soddisfano appieno le esigenze di team e progetti più piccoli.

I capisaldi che ogni strumento di progettazione collaborativa deve avere:

• capacità di accogliere al suo interno tutte le persone coinvolte e di assegnare loro ruoli, compiti e scadenze
• massima chiarezza nell’esporre tutti i passi di un progetto
• possibilità di interagire per scambiare idee e commenti, risorse e file
• personalizzazione, per adattarsi alle esigenze e al modo di lavorare di ogni tipo di team
• capacità di integrarsi con altri strumenti, per esempio i calendari condivisi
• presenza di una app per continuare a gestire il lavoro anche da telefono o tablet

Alcuni esempi di ottimi software che puoi iniziare a usare da subito, anche se la tua attività è piccolissima:

• Asana – Semplice da usare, flessibile e gratuito fino a 15 persone che partecipano a un progetto: ogni persona coinvolta trova con facilità i task assegnati, può visualizzare i progressi fatti volta per volta e comunicare con i colleghi all’interno della piattaforma usando i commenti e la possibilità di taggare le persone che devono leggere i messaggi
• Trello – Gratuito, funziona per bacheche, liste e schede all’interno delle quali definire le varie aree di un progetto e averne una visualizzazione sempre immediata e intuitiva, è la soluzione gradita ai professionisti ma anche a chi ama organizzare vita e progetti personali sapendo di poterli ritrovare in qualsiasi momento da computer o telefono. Anche Trello come Asana ha una versione gratuita che può accogliere fino a 10 Mega di attachment.

Ehiweb e le soluzioni per lo smart working

Agilità e flessibilità sono parole d’ordine per servizi e prodotti che devono aiutare davvero chi decide di darsi una nuova organizzazione aziendale, desidera facilitare la vita dei collaboratori e naturalmente dare soluzioni utili in tempi critici come quelli che stiamo vivendo.

Continuiamo a lavorare puntando sulla qualità delle nostre proposte e l’assistenza specializzata e veloce.

ADSL e FIBRA

Gestiamo in autonomia la nostra rete e curiamo ogni cliente e nuova attivazione: le nostre connessioni sono veloci, stabili e sostenute anche dai router top di gamma FRITZ!Box che forniamo sempre in comodato d’uso gratuito. Sono ideali anche per telefonare via Internet con il VoIP: curiamo il traffico voce assegnandogli la priorità per garantire telefonate sempre fluide e indistinguibili dalle chiamate tradizionali.

Quando scegli una linea ADSL o FIBRA Ehiweb puoi contare sull’assistente personale, nessun costo nascosto o vincolo contrattuale: se decidi di cambiare operatore, puoi farlo in qualsiasi momento e la migrazione è gratuita.

Per sapere se puoi avere una delle nostre linee, il nostro sito ADSL-FIBRA ti dà la possibilità di fare da te la verifica di copertura e sapere subito a quale velocità potrai navigare.

Repeater Wi-Fi e Powerline

Il Repeater Wi-Fi, piccolo e potente, è la soluzione per amplificare il segnale del tuo Wi-Fi e lavorare anche se non sei vicino al modem: basta una presa elettrica e la configurazione è semplice e veloce, e in più consuma pochissimo.

FRITZ!Powerline è lo strumento che usa la rete elettrica per trasformarla in una rete dati veloce e crea un punto di accesso Wi-Fi per lavorare e usare computer, telefoni e tablet in tutta comodità. Come per il Repeater, anche i due adattatori sono facili da installare e non richiedono programmi da installare per configurarli.

Centralino VoIP

L’ufficio ovunque, libero da macchine fisiche: il centralino VoIP è completamente virtuale e funziona con qualsiasi linea ADSL e FIBRA.

Oltre a liberarti dai tempi e dai costi di installazione e configurazione, il centralino VoIP ti offre un panorama ampio di servizi tradizionali e avanzati per lavorare meglio e risparmiare, non ha limiti di chiamate in contemporanea (il telefono è sempre libero) ed è personalizzabile, pronto a crescere insieme alla tua azienda.

Puoi scoprire tutto sul nostro sito web, alla pagina Centralino VoIP.

Trasferimento di chiamata

La soluzione per essere reperibili sempre e ovunque: puoi attivare e disattivare il trasferimento di chiamata verso il numero che vuoi e quando vuoi, e per farlo ti basta solo avere il PIN che ti assegneremo. Scopri come funziona.

SMS per comunicare in modo semplice e veloce

Gli SMS gestiti dalla nostra piattaforma virtuale BeSMS sono la soluzione giusta quando è necessario inviare una o più comunicazioni a molte persone contemporaneamente, con la massima velocità possibile e risparmiando sui costi dei singoli SMS.

Iniziare a usare BeSMS è semplice, basta caricare la rubrica dei contatti sulla piattaforma, scegliere il pacchetto di SMS tra quelli che proponiamo e puoi iniziare subito a spedire le tue comunicazioni: componi il messaggio, scegli se mandarlo a tutti o a una parte dei contatti e spedisci con un clic.

Trovi tutte le funzioni di BeSMS e i prezzi dei pacchetti sul nostro sito.

La tua idea e il tuo modo di fare smart working

Abbiamo provato a dare una panoramica di un mondo complesso, affascinante e necessario soprattutto nell’emergenza Coronavirus: proprio con l’idea di collaborare e suggerire risorse e idee utili, saremo felici se vorrai contribuire con la tua esperienza e le soluzioni che ami e che ti permettono di lavorare nelle migliori condizioni. I commenti sono a tua disposizione!