Centralino virtuale, la soluzione più semplice per gestire le telefonate della tua azienda

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Parlare di centralino può evocare la visione di una macchima fisica da collocare in un ufficio, da far configurare a una persona e poi da tenere funzionante nel tempo con manutenzioni, eventuali interventi di riparazione o riconfigurazione in caso di malfunzionamenti.

Non tutti sanno che esiste una soluzione diversa molto più snella, il centralino VoIP virtuale che per funzionare ha bisogno solo di una linea Internet stabile: a tutto il resto pensiamo noi aprendo la possibilità di lavorare con il centralino da qualsiasi luogo, collegando tutte le persone che devono essere raggiunte, ovunque siano: nella stessa sede, in sedi diverse e in smart working.

Per capire meglio il valore del centralino ne abbiamo parlato con Michela, che da noi cura l’assistenza commerciale e conosce le motivazioni di chi sceglie un centralino virtuale. In questo articolo condivide con noi la sua esperienza.

Michela si occupa di assistenza commerciale per tutti i clienti: ascolta e accoglie le richieste, studia e propone le soluzioni più adatte a ogni esigenza.

Michela, tu che sei il primo punto di contatto per chi cerca una soluzione per la sua azienda, ci dici chi è il cliente-tipo che a un certo punto decide di volere un centralino?

Posso dire che lo scenario è ampio, variegato: alcune aziende sono nuove e scelgono da subito i servizi virtuali, tra i quali il centralino VoIP, perché hanno già un’idea chiara sulla necessità di lavorare in modo snello e senza mettersi in casa hardware non necessario.

Altre aziende arrivano da noi perché stanno crescendo, acquistano più uffici o stanno assumendo persone e devono affrontare nuove necessità tra le quali una soluzione veloce per smistare le chiamate; oppure siti di commercio elettronico che devono smistare telefonate verso i cellulari dei dipendenti che lavorano da casa. Lo smart working di quest’ultimo anno e mezzo ha contribuito ad aumentare queste necessità: ci sono aziende che hanno chiesto di avere il centralino configurato sul computer per gestire le telefonate dai dipendenti che lavorano da remoto.

In generale, esistono tante realtà che per ragioni diverse non possono più limitarsi a un solo numero di telefono o un numero di cellulare: quando emerge anche solo l’esigenza più semplice – come passare una chiamata da un numero a un altro – entra il gioco il centralino, che poi può arricchirsi di tutti gli interni e le funzioni desiderate, a seconda del tipo di azienda.

Succede anche che qualcuno sappia bene di cosa ha bisogno, per esempio “ho tre uffici e devo smistare le chiamate verso tre telefoni” ma non sappia che la risposta è proprio il centralino. Il mio compito infatti inizia proprio qui: devo ascoltare con attenzione, capire le esigenze e indicare se il centralino è la soluzione giusta oppure se c’è bisogno di altro.

E queste aziende come arrivano a Ehiweb?

In genere ci conoscono già o ci trovano su Internet, magari cercando i servizi VoIP e scoprendo che forniamo anche il centralino; in altri casi hanno già una linea attiva o un numero VoIP con noi e acquistano anche il centralino non appena ne hanno bisogno.

Dal tuo punto di vista, perché un’azienda che ha un centralino analogico a un certo punto decide di passare a un servizio virtuale?

Principalmente per risparmiare e perché non è soddisfatta dell’assistenza che ha. Sulla questione spesa e risparmio, bisogna tenere conto di un paio di elementi importanti: la maggior parte delle aziende usa lo stesso gestore per tutti i servizi di comunicazione come connettività e telefono, al quale magari paga cifre corpose, e a un certo punto indaga sulla possibilità di risparmiare. A questo si aggiunge che un’azienda di norma preferisce avere la comodità di una fattura unica e di conseguenza spesso si interessa a un cambio totale di fornitore e ci affida la connettività, la telefonia e altri servizi come il centralino: in questi casi, il passaggio dalle telefonate tradizionali e dal centralino analogico al VoIP genera un bel risparmio.

Se poi alla comodità di un centralino configurato tutto da remoto da noi e che elimina i costi di gestione della “macchina-centralino” si aggiunge la qualità della nostra assistenza, allora l’appeal del servizio sale moltissimo: molte aziende spesso conoscono qualcuno che gli raccomanda l’assistenza di Ehiweb – il passaparola resta sempre un ottimo vettore – oppure trovano recensioni online che sottolineano questo aspetto, come succede per esempio su un sito molto frequentati come Trustpilot, dove il ruolo della nostra assistenza è citato in quasi tutte le recensioni.

Altre aziende invece si chiedono e ci chiedono se possono avere solo il centralino e mantenere il loro fornitore di connessione a Internet, e in genere basta spiegare che non ci sono problemi per rasserenarle (il requisito di base è solo una buona connessione a Internet): ma devo dire che in genere, quando scoprono il vantaggio di un unico fornitore, tengono molto in considerazione l’idea di cambiare tutto. Da parte nostra e mia in particolare, mi trovo spesso a proporre per prima il passaggio totale a noi spiegando con cura quali vantaggi ne ricaverebbe l’azienda.

Tu sei la persona che raccoglie le esigenze e le trasforma in una proposta, non solo economica ma che soddisfi davvero quanto l’azienda ha richiesto. Come gestisci questa parte del lavoro?

Facendo molte domande, ed è una parte del mio lavoro che mi piace moltissimo proprio perché la gestione è complessa, richiede tempo e molta attenzione per arrivare a soddisfare richieste mai identiche. Il mio ruolo è sia capire quel che il cliente vuole, sia suggerire ciò di cui avrebbe bisogno e che probabilmente ancora non conosce. Fare molte domande precise è il miglior modo per arrivare a costruire l’offerta giusta, cucita sulla singola realtà. Di base, le prime cose da capire sono:

  • che tipo di azienda ci ha contattati, che attività svolge, come la svolge – se ha una sola sede con tanti uffici o più uffici sparsi sul territorio italiano, se ha i dipendenti che lavorano da remoto ecc. – e perché è nata l’idea di cambiare tipo di centralino e fornitore
  • se c’è già un centralino attivo cerco di capire come vanno le cose con l’attuale fornitore, qual è la spesa e il budget disponibile
  • se non c’è un centralino attivo, devo capire con precisione quali sono le necessità, cioè cosa deve fare esattamente il centralino: quanti interni dovremo attivare, quante contemporaneità, cioè le chiamate in entrata e in uscita contemporanee, se le chiamate saranno a consumo o con tariffa flat, se l’azienda desidera l’IVR, il risponditore automatico, se ha già gli apparati telefonici giusti, se ne vuole di nuovi o aggiuntivi, se dobbiamo fornirli noi e così via
  • se il cliente vuole mantenere il suo numero di telefono e dobbiamo fare la portabilità, se desidera più numeri collegati allo stesso centralino, se vuole un numero verde e altri casi ancora.

Per arrivare a formulare l’offerta giusta, ho sperimentato che simulare il funzionamento del centralino insieme al cliente è un passaggio molto apprezzato perché rende tutto chiaro dall’inizio. Con il cliente simuliamo una telefonata e definiamo passaggio dopo passaggio cosa deve fare il centralino. Due esempi:

  • se c’è una voce che risponde, chiedo cosa deve dire, per esempio: “Siamo aperti dal lunedì al venerdì dalle 9 alle 18. Seleziona 1 per l’ufficio tecnico, 2 per l’ufficio commerciale, 3 per l’amministrazione”. In questa fase non importa la precisione della frase, ma capire quali opzioni è necessario offrire
  • se arriva una chiamata e la linea è occupata, chiedo cosa deve succedere: deve rispondere una voce che avverte chi chiama di restare in attesa o deve deviare la chiamata su un altro numero, per esempio di cellulare?

Sono solo due esempi ma fanno intendere che in questo modo il cliente capisce davvero come funzionerà il suo centralino e aiuta me a formulare la configurazione ideale per lui.

Cosa succede quando hai capito cosa serve al cliente?

Raccolte le informazioni, scrivo un preventivo con il riepilogo dei dettagli e dei costi: appena il cliente accetta l’offerta e invia tutti i documenti richiesti, inizia la lavorazione tecnica che è tutta a carico nostro; in genere il centralino è pronto in un paio di settimane.

Quando il centralino è pronto:

  • se forniamo anche i telefoni, il cliente deve solo collegarli perché li spediamo già configurati
  • se l’azienda usa dispositivi o applicazioni proprie, li configura seguendo le istruzioni che la nostra assistenza invierà non appena il centralino è pronto.

Se dovessi dire in poche parole perché passare a un centralino virtuale, cosa diresti?

Ribadirei che un centralino analogico è ingombrante, fisico, mentre il nostro è dinamico e migliora il lavoro: lo puoi usare se sei in smart working, se sei un’azienda con pochi dipendenti o grande con centinaia di persone sparse sul territorio, lo puoi usare anche da un computer, decidere di deviare le chiamate su un cellulare se viene selezionato un certo interno e così via.

Più informazioni sul centralino VoIP

Scrivici o chiamaci, senza impegno, chiedici tutto quello che vuoi e avrai tutti i dettagli per valutare la soluzione migliore per la tua azienda.

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